Privacybeleid Van Hollant

Van Hollant behandelt persoonsgegevens die door haar worden verwerkt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Van Hollant draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk, veilig en in overeenstemming met de toepasselijke (privacy)wetgeving worden behandeld.

Van Hollant streeft er naar om de privacy van haar cliënten, bezoekers en personeel zo goed mogelijk te waarborgen, of het nu gaat om het vastleggen, gebruik en het verstrekken van uw gegevens, of het voeren van een vertrouwelijk gesprek met uw zorgverleners.

Onderstaand leest u op welke manier we de correcte verwerking van persoonsgegevens in onze organisatie hebben geborgd.

Waarvoor verwerkt Van Hollant uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Van Hollant verwerkt voor de volgende doeleinden:

1. Het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
2. Het voeren van de administratie alsmede andere interne beheersactiviteiten;
3. Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen;
4. Om u te informeren over nieuwe diensten en activiteiten van Van Hollant;
5. Het afhandelen van informatieaanvragen;
6. Het uitvoeren van (cliënt)tevredenheidsonderzoeken en marketingactiviteiten;
7. Het verbeteren van de website en de dienstverlening van Van Hollant;
8. Het verzenden van digitale nieuwsbrieven;
9. Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, zoals de administratie-en bewaarplicht;
10. Om eventuele klachten correct te behandelen.

Op grond waarvan mag Van Hollant deze persoonsgegevens verwerken?

Van Hollant mag uw persoonsgegevens verwerken omdat:

• u hiervoor toestemming hebt gegeven;
• dit nodig is voor de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst;
• dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en/of;
• dit nodig is voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van Van Hollant of van een derde.

Gerechtvaardigde belangen van Van Hollant kunnen zijn:

• Beveiliging van de gebouwen en eigendommen van Van Hollant;
• Beveiliging en beschikbaarheid van de netwerkinfrastructuur aan derde(n). Bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van de gastenwifi;
• Controle op de logging van informatiesystemen. Bijvoorbeeld het internetverkeer;
• Kwaliteits- en trainingsdoeleinden;
• Interne audits om de kwaliteit van de zorg te verbeteren;
• Wetenschappelijk (of historisch) onderzoek.

U kunt zich verzetten tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang door middel van het recht van bezwaar. Meer informatie over het recht van bezwaar vindt u verderop in deze Privacyverklaring.

Welke persoonsgegeven verwerkt Van Hollant?

• Van Hollant verwerkt uw gegevens in het kader van de uitvoering van de zorgovereenkomst met het doel om zorg te verlenen. Hiervoor verzamelen wij naast de ‘gewone’ persoonsgegevens zoals uw naam, geboortedatum en adres ook gezondheidsgegevens en uw Burgerservicenummer.

• We verzamelen alléén die gegevens die rechtstreeks betrekking hebben op uw zorgvraag en zorgverlening. Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens voor het nakomen van wettelijke verplichtingen. Dit betreft het declareren van de zorgverlening bij de uitvoerders van de Zorgverzekeringswet, Wlz, Wmo en in het kader van het toezicht op de verleende zorg door de IGJ en GGD.’

• Om de zorg op een goede, veilige en verantwoorde wijze te verlenen is het noodzakelijk dat u de gevraagde gegevens aan ons verstrekt. Wanneer u deze gegevens onverhoopt niet aan ons wilt of kunt verstrekken, dan kan dit tot gevolg hebben dat wij de zorgovereenkomst niet kunnen uitvoeren en daarmee ook de zorg niet kunnen verlenen.

• Naast uw persoonsgegevens kunnen we in het kader van de zorgverlening ook persoonsgegevens van anderen verzamelen zoals die van contactpersonen. We verzamelen in dat geval alleen een naam, adres, telefoonnummer en een e-mailadres.

Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

Van Hollant schakelt bij de uitvoering van de zorg derden in. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer Van Hollant derden inschakelt voor de verwerking van gegevens in het Elektronisch Client Dossier (ECD). In dat geval worden uw persoonsgegevens in opdracht van Van Hollant door de leverancier verwerkt. De leverancier is dan een ‘verwerker’. Van Hollant heeft afspraken met haar leveranciers gemaakt om bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken zijn opgenomen in een ‘verwerkersovereenkomst’.

• In sommige gevallen kan het voorkomen dat Van Hollant persoonsgegevens deelt, bijvoorbeeld bij een samenwerking binnen de zorg. Voorbeelden hiervan zijn samenwerkingen met huisartsen, apotheken, ziekenhuizen of wijkteams. Hiervoor geldt dat deze partijen zelf verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van de persoonsgegevens.

• Op grond van wet- en regelgeving is het voor Van Hollant verplicht uw persoonsgegevens door te geven aan overheidsorganisaties of andere instanties. Een voorbeeld hiervan is wanneer wij uw zorg declareren bij een zorgverzekeraar. Wij sturen dan gegevens van u door zodat wij op grond van de Zorgverzekeringswet uw zorg vergoed krijgen. Wij geven alléén die gegevens door die direct in relatie staan met de doorgifte. Medische gegevens worden niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming doorgegeven en/of worden alléén doorgegeven indien wij hiertoe een wettelijke verplichting hebben. Bijvoorbeeld indien de IGJ in het kader van het toezicht op de zorg deze gegevens opvraagt.

Is het noodzakelijk om persoonsgegevens aan Van Hollant te verstrekken?

Wanneer wij om persoonsgegevens vragen dan hanteert Van Hollant als uitgangspunt dat niet meer persoonsgegevens worden gevraagd dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden. Het verstrekken van persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst met Van Hollant te sluiten. Indien u geen persoonsgegevens wenst te verstrekken, dan kunt u geen gebruik maken van onze zorgverlening en/of diensten.

Geeft Van Hollant gegevensdoor aan het buitenland?

Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt binnen landen van de Europese Economische Ruimte (EER). Er vindt geen verwerking plaats van uw persoonsgegevens buiten de EER.

Maakt Van Hollant gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profiling?

Nee, Van Hollant maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profiling.

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Van Hollant bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is op grond van geldende wet- en regelgeving. Op grond van artikel 7:454 BW worden persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst 15 jaar na vervaardiging daarvan bewaard, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Andere persoonsgegevens, waaronder financiële gegevens, worden maximaal 7 jaar na het einde van de zorgovereenkomst bewaard.

Hoe beveiligt Van Hollant uw persoonsgegevens?

Van Hollant heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige onrechtmatige vorm van verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen waaronder encryptie van data, versleutelde communicatie en behandeling van de data als vertrouwelijke informatie. Personen die namens Van Hollant toegang hebben tot uw gegevens zijn gehouden tot geheimhouding.

Van Hollant verlangt dezelfde technische en organisatorische maatregelen van de organisaties die in haar opdracht gegevens verwerken en heeft dit vastgelegd in verwerkersovereenkomsten.

Procedure datalekken

Van Hollant verwerkt persoonsgegevens van haar bewoners, contactpersonen, medewerkers en anderen. Hierbij gaat het niet alleen om ‘gewone’ persoonsgegevens zoals naam en adres, maar ook om gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens. Van Hollant heeft maatregelen getroffen om deze gegevens te beschermen tegen onbedoeld gebruik, wijziging of verlies.

Ondanks de getroffen maatregelen kan het voorkomen dat persoonsgegevens onbedoeld voor derden beschikbaar komen, worden gewijzigd of gewist. Dat wordt een datalek genoemd. Wanneer een datalek wordt ontdekt, dan meldt de medewerker dit zo snel mogelijk bij zijn of haar leidinggevende én bij de functionaris voor gegevensbescherming. Hiervoor is een speciaal e-mailadres beschikbaar.

Na ontvangst beoordeelt de functionaris voor gegevensbescherming de melding. Wanneer het daadwerkelijk om een datalek gaat wordt de directie geïnformeerd. Afhankelijk van de ernst van de situatie wordt onderzoek ingesteld naar de oorzaak en worden maatregelen getroffen om de gevolgen van het datalek zoveel mogelijk te beperken. Een datalek wordt binnen 72 uur na het ontdekken ervan bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen.

Wanneer sprake is dat het datalek een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, dan worden de betrokkenen zo snel mogelijk over het datalek geïnformeerd en de gevolgen die het voor hen heeft. Ook worden zij geïnformeerd over wat zij kunnen doen om de gevolgen zoveel mogelijk te beperken en met wie zij contact op kunnen nemen wanneer zij vragen hebben over het datalek.

Het datalek wordt vastgelegd in het register van datalekken met als doel de datalekken te evalueren en verbeteringen door te voeren in de beveiligingsmaatregelen.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot de door Van Hollant verwerkte persoonsgegevens?

Op grond van de wet heeft u diverse rechten. Hierna lichten wij deze kort toe.

Inzagerecht

U heeft het recht de door Van Hollant verwerkte persoonsgegevens in te zien.

Correctie- en verwijderingsrecht

U heeft het recht uw gegevens te laten wijzigen of zelfs te laten verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar

Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens.

Recht op beperking

U heeft onder omstandigheden ook het recht op de beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kortgezegd in dat Van Hollant de verwerking van uw gegevens tijdelijk ‘bevriest’. U kunt dit recht inroepen in vier situaties:

• In afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
• Indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst;
• Indien Van Hollant de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens wel nodig heeft voor de voorbereiding op een rechtszaak;
• In afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de door u aan Van Hollant verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor ‘papieren’ verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere organisatie.
Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de organisatie waaraan u de gegevens wilt laten doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden.

Intrekken van toestemming

Indien wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming dan heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan onmiddellijk staken.

Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht; alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Uitoefening van de rechten

Het uitoefenen van de rechten is voor u in principe kosteloos behoudens misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via de contactgegevens onderaan deze Privacyverklaring.

Termijnen

We doen ons uiterste best om uw vragen/verzoeken binnen een maand te beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/ of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.

Identificatie

Van Hollant kan bij alle vragen / verzoeken om nader bewijs van uw identiteit vragen. Dit doet Van Hollant om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde partij worden verstrekt of dat ten onrechte wijzigingen worden aangebracht in de persoonsgegevens.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen u er op dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat Van Hollant aan een verzoek geen gehoor kan geven, bijvoorbeeld als uw gegevens zijn of worden verwerkt op grond van een wettelijke verplichting.

Van Hollant zal ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mocht Van Hollant aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan wordt dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar gemaakt. U kunt zich vervolgens in dat geval tot de rechter wenden.
Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor (direct) marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Heeft Van Hollant een Functionaris Gegevensbescherming?

Van Hollant heeft geen FG (Functionaris gegevensbescherming), omdat de gegevens verwerking niet grootschalig is. Wel heeft Van Hollant een privacyfunctionaris aangesteld. De privacyfunctionaris houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert het bestuur van Van Hollant over de privacywetgeving. De privacyfunctionaris rapporteert rechtstreeks aan de voorzitter van het bestuur van Van Hollant. De privacyfunctionaris is bovendien de contactpersoon voor alle vragen die over privacy gaan, zowel voor u als betrokkene als voor de toezichthouder. U vindt de contactgegevens van de privacyfunctionaris onderaan deze Privacyverklaring.

Heeft u een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door Van Hollant?

Als u een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Van Hollant dan stellen we het op prijs om dat zo spoedig mogelijk van u te vernemen. We doen dan ons uiterste best om deze klacht op te lossen. Als u er met ons niet uit komt dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website.

Wijziging van de Privacyverklaring

Van Hollant kan deze Privacyverklaring wijzigen. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt via de website van Van Hollant. Van Hollant adviseert u daarom regelmatig deze Privacyverklaring te raadplegen voor een update.

Foto- en filmmateriaal

Van Hollant kan foto- en filmmateriaal van haar bewoners  of derden opslaan en verwerken ten behoeve van het bereiken van de doelen van de organisatie. Zonder nadrukkelijke toestemming van de betrokkenen worden foto’s of filmmateriaal niet buiten de organisatie c.q. via openbaar toegankelijke plaatsen verspreid. De organisatie doet daarbij haar uiterste best om de identiteit van alle betrokkenen vast te stellen. Mocht dit onverhoopt niet of slechts door onredelijke inspanning mogelijk zijn dan heeft een betrokkene te allen tijde het recht om Van Hollant te verzoeken om foto’s of beeldmateriaal van betrokkene te verwijderen.

Heeft u vragen?

U kunt natuurlijk ook altijd aan Van Hollant vragen stellen over de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen via onderstaande contactgegevens.

Hoe neemt u contact met Van Hollant op?

Voor vragen over deze Privacyverklaring en/of de verwerking van uw persoonsgegevens door Van Hollant kunt u contact opnemen met:

Van Hollant
Privacyfunctionaris:
Esther Veldt
esther.veldt@vanhollant.nl

Aanvullende verklaring in verband met het gebruik van de website van Van Hollant

In het kader van onze online dienstverlening legt Van Hollant gegevens vast. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u gebruik maakt van de mogelijkheid om vragen te stellen of opmerkingen te plaatsen via onze website. Hierdoor is het mogelijk dat u bepaalde persoonsgegevens van uzelf dient te verstrekken c.q. dat u deze op eigen initiatief verstrekt. In die gevallen worden uw gegevens uitsluitend verwerkt om uw identiteit als (aan)vrager vast te stellen. Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij Van Hollant daartoe verplicht is op grond van de wet, een rechterlijke uitspraak of u hiermee heeft ingestemd.

Bezoekgegevens

Op onze website www.vanhollant.nl worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zonder dat deze herleidbaar zijn tot de bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de meest bezochte pagina’s, surfgedrag, tijdstip van bezoek, gebruikte browser, geografische regio van de bezoeker en de gebruikte zoekmachines. Deze gegevens worden gebruikt om de inrichting van de website te optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de website te zetten. Op deze wijze kan Van Hollant haar dienstverlening aan u verder optimaliseren.

Cookies

Sommige delen van de website van Van Hollant kunnen cookies bevatten. Cookies zijn kleine stukjes informatie (bestandjes) die een website op uw computer achterlaat. De website instrueert de webbrowser waarmee u websites bekijkt (bijvoorbeeld Internet Explorer) om deze cookies op uw computer op te slaan. Cookies worden niet gebruikt om persoonlijke informatie te verkrijgen noch op te slaan. Met het aanpassen van de instellingen van uw browser kunt u ervoor kiezen om alle cookies te accepteren, om op de hoogte te worden gebracht wanneer een cookie wordt geplaatst of om alle cookies te weigeren. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om inzicht te krijgen in hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar Google en door hen opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

 

Van Hollant en andere websites

Op de website van Van Hollant treft u een aantal hyperlinks aan naar andere websites. Van Hollant kan geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor de Privacyverklaring, indien aanwezig, van de website die u bezoekt.